مع تطور أنظمة مراكز الاتصال أو الكول سنتر وانتشارها، أصبحت تلك الانظمة جزءا لا يتجزأ من كل الشركات والمؤساسات بغض النظر عن حجمها ويتم الاعتماد عليها بشكل كبير في ادارة العلاقات مع العملاء، لذلك كان لازما على كل موظف أو صاحب عمل العمل على فهم وادراك أهم مصطلحات الكول سنتر أو مراكز الاتصال.
في المقال التالي نحاول تبسيط مصطلحات الكول سنتر ( مكالمة لم يتم التعامل معها – الوكيل – مدير مركز الاتصال – قائمة الانتظار – حالة الوكيل – وكيل مختلط – توجيه المكالمات ) لكى نوفر فهم شامل لبيئة الكول سنتر مع تقديم تعريفات مناسبة حول مصطلحات الكول سنتر الشائعة وبعض المسميات التي تستخدم عادة في صناعة مراكز الاتصال وبيئة العمل المصاحبة.

شرح مصطلحات مركز الاتصال

مكالمة لم يتم التعامل معها – Abandoned Call

مكالمة لم يتم التعامل معها هى المكالمة التى تُفقد ( ينقطع الاتصال او يتم اغلاق الخط ) قبل استلامها وتوصيلها إلى أحد الوكلاء وبالتالي لم يتم التعامل معاها.

حالة الوكيل – Agent Status

هو حالة الوكيل او المندوب ( متاح – غير متاح – مشغول – استراحة – بعيد ) او غيرها وذلك فى لحظة معينة والتي تمثل جاهزيته للتعامل مع المكالمة الورادة او الصادرة.

الوكيل – Agent

الوكيل هو الموظف المسؤول عن استقبال والرد على مكالمات العملاء في الكول سنتر أو مركز الاتصالات و قد يكون مسؤولا عن الاتصال بالعملاء في بعض الاحيان. وقد يسمى ممثل خدمة العملاء او مندوب الكول سنتر.

قائمة الانتظار – Call Center Queue

قائمة الانتظار فى حالة انشغال او عدم وجود وكيل متاح لتلقي مكالمات فإن من الخصائص المعروفة في نظام الكول سنتر هي عمل قائمة انتظار. وتحتوي تلك القائمة على المُتصلين اللذين ينتظرون دورهم للتعامل معهم من أحد وكلاء الكول سنتر.

مدير مركز الاتصال – Call Center Manager

مدير مركز الاتصال هو الشخص المسؤول عن تنفيذ والتشغيل وأداء الأعمال والتوجيه العام لبرنامج الكول سنتر أو مركز الاتصال وإدارة كل عناصر النظام سواء من أجهزة أو موارد بشرية لتحقيق أقصى كفاءة وانتاجية ممكنة

وكيل مختلط – Blended Agent

وكيل مختلط وهو الوكيل الذي يدير كلاً من المكالمات الواردة والصادرة جنبًا إلى جنب مع التطبيقات الأخرى الممزوجة مع نظام الكول سنتر، وفقًا للمتطلبات العمل.

توجيه المكالمات – Call Routing

توجيه المكالمات هي عملية مصممة لضمان توجيه كل مكالمة إلى الوكيل المناسب لها بالمهارات المناسبة، ولديه معرفة مسبقة بشأن مشكلة العميل. فعلى سبيل المثال عند اعادة اتصال العميل يتم توصيله بنفس الوكيل لضمان جوجة خدمة أفضل للعميل والشركة على حد سواء. وغالبًا يتضمن توجيه المكالمات إمكانية تصنيف العملاء الأكثر أهمية وتوجيههم إلى قائمة انتظار أقصر أو إلى الوكلاء الأكثر كفاءة.

وتعد زونتل رائدة الشركات في الوطن العربي التي تقدم حلول و انظمة الcall center لقطاع الاعمال باختلاف احجامه.

لمعرفة المزيد من المعلومات حول نظام الكول سنتر او طلب نظام كول سنتر مناسب لشركتك لاتترد في الاتصال بنا.

إقرأ أيضاً مصطلحات الكول سنتر الجزء الثاني